Las empresas que contratan un servicio de outsourcing incurren en una serie de cuestionamientos que hoy cobran relevancia al hacerse de forma repetitiva en una organización, ya sea al evaluar un proveedor de servicios nuevo o al revisar los pagos que se efectúan con los que ya se tiene una relación de negocios; por ejemplo, si se sabe que el proveedor de servicios está cumpliendo todas sus obligaciones fiscales y laborales o bien, si existe algún riesgo fiscal.
Si bien el impacto positivo que tiene el uso del esquema de subcontratación de servicios de personal, comúnmente conocido como outsourcing, permite ahorros significativos y cargas administrativas menores en la reducción de costos y maximización de beneficios operativos, este esquema podría pasar factura si no se mitigan y controlan a tiempo los riesgos que se estén generando al no tener un control adecuado de todos los proveedores de servicios contratados, en ocasiones por un uso desmedido del mismo.
En muchas ocasiones, el esquema de outsourcing ha puesto en riesgo el cumplimiento de la ley, en algunos casos por interpretaciones erróneas del marco regulatorio, lo que afecta tanto al fisco (federal y estatal) como al trabajador, principalmente en sus prestaciones laborales, de seguro social y vivienda.
Por ello, las autoridades se han dado a la tarea de revisar estos esquemas, y han diseñado reformas integrales que les ayude a cerrar las brechas y evitar la mala práctica que se ha generado en tiempos recientes.
Por ejemplo, a partir de 2014, el uso de los medios electrónicos se ha vuelto forzoso en el cumplimiento de obligaciones en materia fiscal; gracias a ello las autoridades reúnen la información suficiente, entregada por el propio contribuyente y/o terceros, con la que efectúan “cruces de información” y verifican su congruencia, incluso de diferentes dependencias gubernamentales.
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De acuerdo con datos del SAT, 71 mil 441 contribuyentes utilizan el outsourcing como una medida de planeación fiscal y podrían haber obtenido un beneficio –indebido o no– consistente con un esquema de negocios que cumpla cabalmente las disposiciones fiscales; 64% de estos contribuyentes se ubican principalmente en la Ciudad de México, Estado de México, Oaxaca, Jalisco, Puebla y Yucatán.
Reformas recientes outsourcing/insourcing
Se ha dado un boom en el tema del outsourcing, ya que las recientes reformas e interpretaciones legislativas han llevado a evaluar nuevamente si este esquema sigue siendo viable o es momento de efectuar alguna reestructura en la operación, no sólo con terceros, sino dentro de los grupos empresariales, analizando lo que también se conoce como insourcing.
Es previsible que ahora, con las reformas fiscales y puntos de interpretación a las mismas, se incremente la carga administrativa de los beneficiarios de los servicios, pues debe tomarse en cuenta que se tiene que vigilar constantemente que los proveedores de servicios cumplan todas sus obligaciones, no sólo en materia de seguridad social, Infonavit y LFT, sino también las referentes a impuesto sobre nóminas estatales, ISR, IVA, Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), entre otras, derivado de reformas recientes como las siguientes:
1. La inclusión del outsourcing como actividad vulnerable al lavado de dinero, y definir si se debe reportar este tipo de operaciones cuando se refiera a outsourcing o insourcing.
2. El nuevo nodo de subcontratación en el complemento del CFDI de nómina, donde se especificarán los beneficiarios de los servicios contratados y el porcentaje del tiempo que el trabajador prestó sus servicios al beneficiario.
3. La obligación de entregar al contratante de los servicios para deducir el gasto de ISR, la copia de los comprobantes fiscales por concepto de pago de salarios de los trabajadores (CFDI), acuses de recibo y declaración por la retención y entero del ISR así como los comprobantes de pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS.
4. Para efectos del acreditamiento de IVA, el contratante deberá obtener del contratista una copia simple de la declaración correspondiente y del acuse de recibo del pago del impuesto, así como la información reportada al SAT sobre el pago de dicho impuesto.
El análisis anterior cobra relevancia, ya que no sólo hay implicaciones económicas para quienes no cumplan sus obligaciones, sino que también podría aplicarse la pena corporal.
Es importante recordar que, en algunos supuestos, los beneficiarios de los servicios también son responsables solidarios y/o subsidiarios de las obligaciones fiscales y laborales del prestador de los mismos, cuando éste no cumple sus obligaciones fiscales.
Es tiempo de actuar
Con las auditorías electrónicas en puerta no se puede esperar más y es necesario realizar un diagnóstico de los proveedores de servicios de personal y los proveedores de servicios especializados que las empresas tienen contratados; para ello, enlistamos de manera enunciativa, aunque no limitativa, algunas acciones a seguir:
1. Efectuar un análisis que permita identificar posibles riesgos con los proveedores de servicios.
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2. Evaluar si los servicios contratados son de personal o de carácter especializado.
3. Verificar que los contratos celebrados con los proveedores de servicios cumplan todos los requisitos legales.
4. Cerciorarse de que los proveedores cuenten con activos, infraestructura, personal y capacidad económica.
5. Verificar que las empresas subcontratadas cumplan las obligaciones fiscales de los trabajadores (retenciones de ISR, seguridad social, etc.).
6. Documentar la información correspondiente a la prestación de servicios. Esto podrá servir de prueba en una posible revisión (entregables, minutas, procesos, control de inventarios, etc.).
7. Solicitar a los proveedores de servicios toda la documentación en el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales respecto del personal subcontratado.
8. Verificar que la clase de la prima del seguro de riesgos de trabajo declarada al IMSS vaya de acuerdo con la clase de los servicios contratados.
9. Revisar de manera permanente las publicaciones realizadas en el DOF respecto a las listas de presuntas empresas facturadoras de operaciones simuladas (EFOS).
Implicaciones
Identificado el problema, se debe establecer un plan de acción para mitigar lo antes posible el riesgo generado; habría que recordar que si el proveedor de servicios no cumple sus obligaciones fiscales y laborales, podrían presentarse las implicaciones siguientes:
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Criterios en la contratación de proveedores
Al optar por un servicio tercerizado es importante conocer a quién se contrata; ya hemos precisado las implicaciones que esto conlleva. Enlistamos a continuación algunos elementos que recomendamos considerar al contratar un prestador de servicio de outsourcing:
1. Permanencia en el mercado:
a) Historia.
b) Escritura constitutiva.
c) Nombre comercial.
d) Proyección futura.
2. Posición financiera.
3. Referencias de clientes respecto a:
a) Calidad.
b) Oportunidad.
c) Soporte en situaciones críticas.
4. Demostraciones.
5. Modelo de negocio con el que se opera.
6. Integración con otros proveedores.
7. Relaciones estratégicas.
8. Satisfacción de clientes.
9. Dictámenes financieros.
10. Planes de contingencia:
a) Seguridad informática.
b) Ejecutivos clave.
11. Aspectos fiscales:
a) Alta en el SAT.
b) Inscripción en el IMSS/Infonavit/Gobierno estatal.
c) Grado de riesgo según su actividad.
d) Dictamen para efectos del Seguro Social.
e) Emisión mensual y bimestral anticipadas (EMA/EBA).
f) Inscripción de asegurados.
g) Sistema único de autodeterminación (SUA).
Conclusión
Se recomienda contar con equipos especializados que de forma integral brinden asesoría en la evaluación de los esquemas de subcontratación; al efecto, vale considerar lo siguiente:
1. Antes de contratar un servicio tercerizado se debe evaluar si es estrictamente indispensable.
2. Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y laborales del proveedor de servicios para evitar caer en una defraudación fiscal.
3. No todos los servicios contratados entran en los supuestos de la LFT, por lo que se debe estar en constante comunicación con el proveedor de servicios acerca de la información que reporte ante las autoridades.
4. Establecer los sistemas de control y almacenamiento necesarios para que, en caso de una revisión, se puedan aportar los documentos recabados de los proveedores de bienes o servicios.
5. Efectuar una revisión oportuna en conjunto con los asesores para mitigar los riesgos y tomar decisiones acertadas.
