MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS
PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
· DELIMEX S.A.S.
SEPTIEMBRE DE 2016
TABLA DE CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN
Los lineamientos y reglamentaciones definidos en
las leyes expedidas señalan el tratamiento que se debe realizar de la
información personal de todo aquel que tenga relación con las empresas, sea
cliente, proveedor o empleado de la misma, para el cumplimiento de las leyes y
decretos reglamentarios, se establece el presente Manual de Políticas para el
Tratamiento de Datos Personales, el cual contempla el manejo de solicitudes de aceptación,
consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de este tipo de
información.
II. OBJETIVO
A través del presente documento, se establece el
Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos
Personales para la sociedad
El Manual Interno de Políticas y de Procedimientos
para el Tratamiento de Datos Personales ha sido elaborado de acuerdo con los
lineamientos señalados en la normatividad aplicable vigente sobre la materia. Y
tendrá como alcance la aplicación a todas las bases de datos donde se almacene
información personal y que sean objeto de tratamiento por parte de la sociedad.
III. ALCANCE
Estas políticas aplican para el tratamiento de la
información personal de todos aquellos que tengan relación con LA EMPRESA, sean
terceros (entre los que se incluyen clientes y proveedores) o empleados de la
misma, de acuerdo a lo dispuesto por la ley.
IV. NORMATIVIDAD APLICABLE
Los aspectos más importantes para tener en cuenta
según las leyes de protección de Datos en Colombia son: La Ley 1581 de 2012, el
Decreto 1377 de Junio 27 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y demás normas que las
modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser aplicadas en el DELIMEX
S.A.S
La Ley 1581 de 2012 constituye el marco general de
la protección de los datos personales en Colombia.
NOTA: En la medida que decreto(s) que incorpore(n) cambios que modifiquen las
leyes anteriormente mencionadas, este Manual se ajustara de acuerdo a los
cambios.
V. CONTENIDO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Datos generales de la Empresa como
responsable del tratamiento
2. Objetivos del Manual Interno de
Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
3. A quién se dirige Manual Interno de
Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
4. Ámbito de aplicación
5. Definiciones importantes en el
tratamiento de datos
6. Principios rectores
para el tratamiento de datos personales
7. Bases de Datos
8. Autorización del
titular para el tratamiento de datos
9. Autorización del
titular para el tratamiento de datos sensibles
10. Uso y finalidad del tratamiento de
datos personales
11. Aviso de privacidad
12. Revocatoria de la
autorización y/o supresión del Dato
13. Derechos de los
titulares de los datos.
14. Procedimiento para el
ejercicio de los derechos como titular del dato
15. Deberes de la Empresa como
responsable del tratamiento
16. Medidas de Seguridad aplicadas al
tratamiento de las bases de datos
17. Dependencia encargada del trámite
para que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas y
reclamos.
18. Modificación de la
política de tratamiento
19. Entrada en vigencia de la política de
tratamiento
VI. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Datos generales de la Empresa como responsable del
tratamiento de Datos Personales
Razón Social:
· DELIMEX S.A.S
El presente Manual incluirá la sociedad
anteriormente mencionada.
· NIT. 830073412 – 5
Domicilio: Calle 90 11-44 Oficina 303, Bogotá – Colombia
Ciudad: Bogotá
Teléfono: 571- 6 11 06 14
Página web:
Las página web de la empresas es la siguiente:
El presente Manual tiene por objeto proteger el
derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de
datos o archivos de propiedad de la DELIMEX SAS, o cuyo tratamiento ha
sido encargado al DELIMEX S.A.S, en desarrollo y cumplimiento de su
objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y
20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.
En este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos
Personales usted encontrará los lineamientos legales y corporativos bajo los
cuales el DELIMEX S.A.S, realiza el tratamiento de sus datos, la
finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos
internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante el DELIMEX S.A.S,.
La empresa DELIMEX S.A.S, entienden por
protección de datos todas aquellas medidas tomadas a nivel físico, técnico y
jurídico para garantizar que la información de los Titulares – personas
naturales - (proveedores, personal de la empresa DELIMEX S.A.S, empleados,
ex empleados, clientes, etc.) registrados en la base de datos de la
empresa DELIMEX S.A.S, esté
segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no
autorizadas, así como que su uso y conservación sea adecuado a la Finalidad
establecida para la recolección de los Datos Personales.
Este Manual tiene como objetivo dar cumplimiento a
la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial a la Ley
1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013, al Decreto 886 de 2014, a la Resolución
886 de 2014 (y a las demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o
desarrollen).
3. A quién se dirige la política de tratamiento de datos
personales
La presente Política de Tratamiento de Datos
Personales está dirigida todas las personas naturales que tengan o hayan tenido
alguna relación con la empresa DELIMEX S.A.S, a saber, empleados, ex
empleados, clientes, proveedores, tanto activos como inactivos o cualquier
tercero cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de
DELIMEX S.A.S
4. Ámbito de aplicación
El ámbito de aplicación de este Manual de
conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales
registrados en todas las base de datos de propiedad de la empresa DELIMEX
S.A.S, o cuyo tratamiento ha sido encargado a éstas.
El presente Manual aplicará al tratamiento de datos
personales efectuado en territorio colombiano o cuando la empresa DELIMEX
S.A.S, en su calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de los
Datos, dejare de estar domiciliada en el territorio nacional, más sin embargo,
le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados
internacionales.
El régimen de protección de datos personales que se
establece en el presente Manual no será de aplicación de:
a) Las bases de datos o archivos mantenidos en un
ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas Bases de Datos o
archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa,
informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables
y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las
disposiciones contenidas en la ley de Habeas Data.
b) Las Bases de Datos y archivos que tengan por
finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección,
monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
c) Las Bases de Datos que tengan como fin y
contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
d) Las Bases de Datos y archivos de información
periodística y otros contenidos editoriales.
e) Las Bases de Datos y archivos regulados por la
Ley 1266 de 2008.
f) Las Bases de Datos y archivos regulados por la
Ley 79 de 1993.
5. Definiciones importantes en el tratamiento de los datos
Para la interpretación de las políticas y
aplicación a las reglas contenidas en este Manual, le pedimos tener en cuenta
las siguientes definiciones:
· Autorización: Consentimiento
previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
datos personales.
· Aviso de Privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable (siendo el
responsable la sociedad DELIMEX S.A.S), dirigida al Titular para el Tratamiento
de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia
de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas, y las finalidades del Tratamiento que se
pretende dar a los datos personales.
· Base de Datos: Conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
· Causahabientes de los datos: persona
que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero)
* Dato Personal: Cualquier información
vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas
o determinables.
· Dato Privado: El dato privado
es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular.
· Dato Semiprivado: El dato
semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a
cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y
crediticio.
· Dato Público: Es el dato que
no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u
oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,
los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
· Datos Sensibles: Aquellos
datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia
a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos
a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
· Datos Biométricos: Son
aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo
identifican como único del resto de la población como Huellas dactilares,
Análisis del ADN.
· Empleado: Persona natural que
en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a
otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación
de la segunda y mediante remuneración.
· Ex empleado: Persona natural
que estuvo vinculada laboralmente con LA EMPRESA.
· Encargado del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
· DELIMEX S.A.S: Sólo para
efectos de este documento, DELIMEX S.A.S incluye en el Anexo No. 1 de este
documento se menciona la titularidad que se encuentra en cabeza de la sociedad
anteriormente mencionada.
· Responsable del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos.
· Política de Tratamiento: Se
refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales
aplicada por LA EMPRESA de conformidad con los lineamientos de la
legislación vigente en la materia.
· Proveedor / Marca: Para los
efectos de este documento, toda persona natural o jurídica que preste algún servicio
a LA EMPRESA en virtud de una relación contractual.
· Titular: Persona natural
cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea empleados, ex empleados,
proveedores, clientes tanto activos como inactivos de LA EMPRESA o
cualquiera que suministre datos personales a LA EMPRESA.
· Tratamiento: Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
· Transferencia: La
transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o
los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento
y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de
datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización
de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Visitante:
persona (s) que están en un lugar por una duración inferior a 8 horas sin
ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.
6. Principios rectores para el tratamiento de datos
personales
La Ley 1581 establece en el Artículo 4 que los
siguientes principios son rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y
que la empresa DELIMEX S.A.S, como entidades respetuosas de la ley
acatarán: • Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos
personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la
Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que
las desarrollen. • Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos
personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. • Principio de
Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con
el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. • Principio
de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error. • Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse
el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del
Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan. • Principio
de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites
que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones
de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse
por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la
ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,
salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento
restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. •
Principio de Temporalidad del dato: agotada la finalidad para la cual fue
recolectado y/o tratado el dato personal, el responsable o encargado cesará su
uso. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el
Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Principio de Confidencialidad: Todas
las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no
tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Deber de información: la empresa DELIMEX S.A.S informará
a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y
encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado, así
como la finalidad y demás principios que regulen el tratamiento de esos datos.
La empresa DELIMEX S.A.S informará además sobre la existencia de las
bases de datos de carácter personal que custodien, los derechos y el ejercicio
del habeas data por parte de los titulares procediendo al registro que exige la
ley
7. Bases de Datos
7.1. Bases de Datos en las que la empresa DELIMEX
S.A.S actúa como responsable y encargada del tratamiento:
En el Tratamiento de los datos contenidos en las
siguiente Base de Datos, la empresa DELIMEX S.A.S actúa tanto en calidad
de “Responsables”, toda vez que son quienes recaudan la información y
toman las decisiones sobre el Tratamiento de los datos, como en calidad de “Encargadas”,
en la medida en que son quienes realizan el Tratamiento de los datos.
A continuación se mencionan las 4 Bases de Datos
sobre las cuales la empresa DELIMEX S.A.S realiza tratamiento de
información personal:
7.1.1. Base de
Datos de Proveedores
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información
personal que se recolecta sobre las personas naturales proveedores de bienes y
servicios que ofrecen, prestan servicios o venden productos a la empresa DELIMEX
S.A.S
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente
información: nombre de la persona, el número de identificación, el teléfono, el
correo electrónico, la dirección de contacto, la persona de contacto, la
actividad económica, la información financiera, referencias comerciales,
referencias personales, contratos realizados con otros terceros, el régimen y
datos necesarios para cumplir con la finalidad de esta base de datos..
Forma en que se recopilan los datos
La información primordialmente se obtiene a través
del formato de creación de terceros. En este formato el proveedor autoriza para
verificar la información suministrada, reportar, almacenar, actualizar,
consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y
divulgar la información de carácter personal ante cualquier operador, centrales
de información del Sector Financiero con fines estadísticos, de control,
supervisión, pruebas de mercadeo, actualización o verificación información de
conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data y de protección de
datos personales.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos
tiene por finalidad crear al proveedor en el sistema de la empresa DELIMEX
S.A.S., cumplir con las obligaciones derivadas del contrato comercial, realizar
pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los servicios prestados a
la empresa DELIMEX S.A.S, llevar un control de los proveedores, facturar los
servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de
compras, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaria de Hacienda Departamental y
en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la
normatividad colombiana. Igualmente, es utilizada para contactarlos para
contratar de nuevo.
La Base de Datos de Proveedores también puede ser
utilizada para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con proveedores
así como evaluar la calidad de productos y servicios.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de
datos es objeto de recolección, de procesamiento, de almacenamiento y de uso.
Para DELIMEX S.A.S el área responsable de esta
información es el área de Contabilidad. Esta información se encuentra contenida
en las instalaciones de la Cabrera, en los Sistemas Siigo, Aldelo, Gamasab y en
carpetas físicas.
Los proveedores titulares de la información
personal, han dado autorización a la empresa DELIMEX S.A.S. para verificar la
información suministrada, así como para reportar, almacenar, actualizar,
consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y
divulgar la información de carácter obtenida a Centrales de Información con
fines estadísticos, de control, supervisión, pruebas de mercadeo, actualización
o con fines de verificación de información de conformidad con lo preceptuado en
la ley de habeas data. De manera tal que con esta autorización, la información
puede ser compartida con Centrales de Información.
Sobre las medidas de seguridad, la empresa DELIMEX
S.A.S han previsto códigos de acceso y usuarios restringidos que sólo pueden
consultar esta información. De manera tal que sólo los usuarios que crean la
información tienen permiso para su uso, es decir las áreas de Compras, de
Impuestos y de Contabilidad.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las
finalidades generales establecidas en el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
Esta base de datos se encuentra vigente mientras
exista la relación comercial con el proveedor más un periodo adicional de 10
años. Así mismo se conserva un archivo histórico de los proveedores que han
estado vinculados con DELIMEX S.A.S. Es importante tener presente que DELIMEX
S.A.S cuenta con una Política de Archivo. De manera tal que la temporalidad de
esta base de datos es concordante con la Política de Archivo.
7.1.2. Base de
datos del personal de la empresa (empleados):
Descripción:
Esta Base de Datos contiene la información que se
recolecta sobre los empleados y contratistas (vinculados a través de contratos
de trabajo y de prestación de servicios), estudiantes en práctica y aprendices
del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y es manejada por el Área de Talento
Humano de la empresa DELIMEX S.A.S.
Contenido:
La información personal contenida en esta Base de
Datos contiene los siguientes datos personales: nombre, apellidos, cédula de
ciudadanía, fecha y lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, edad,
sexo, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y celular,
ciudad, sueldo, fecha de ingreso, fecha de examen médico, AFP, EPS, AFC, los
datos de familiares incluidos los niños, niñas y adolescentes en el primer grado
de consanguinidad es suministrada por los colaboradores directamente por medio
de la Intranet (módulo de autogestión), datos de registro biométrico (Huella)
es suministrada por el área administrativa y algunos punto de venta en prueba,
cargo, nivel de estudios, los datos de la persona a contactar en caso de
emergencia se maneja en la carpeta del colaborador en los puntos de venta la
relacionan, número de cuenta bancaría para nómina, entidad bancaria y ciudad.
La empresa también recopila los siguientes datos
sensibles: Grupo Sanguíneo, información que es suministrada por los
colaboradores directamente por medio de la intranet (Módulo de Autogestión).
Forma en que se recopilan los datos
El Área de Desarrollo Humano recoge la información
contenida en esta base de datos del proceso de contratación de personal, de la
hoja de vida y del examen médico. Los Datos son solicitados a los Titulares a
través del Contrato laboral o de prestación de servicios.
Finalidad
Los datos anteriormente mencionados únicamente se
recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato
laboral, dentro de los que están, la atención de solicitudes, la generación de
certificados y constancias, la afiliación a las entidades del Sistema de
Protección Social, la realización de actividades de Bienestar Laboral, el
levantamiento de registros contables, los reportes a autoridades de control y
vigilancia, la adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades
ilícitas, pagar impuestos, comunicación en caso de ausencia, entre otros fines
administrativos, comerciales y de contacto.
Los datos sensibles como la huella, se utilizan
para el pago de la nómina de personal operativo y el grupo sanguíneo u otra
información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos de
emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad
Social en Salud.
Tratamiento
El tratamiento que recibe esta base de datos por
parte de LA EMPRESA en su condición de responsable y encargada incluye la
recolección, el almacenamiento y el uso. Los datos también son utilizados para
enviar reportes a las entidades administrativas que lo soliciten, con base en
las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias. Los datos de
empleados se encuentran contenidos en físico en las instalaciones de La cabrera
y en el Sistema Siigo.
En cuanto a las medidas de seguridad, la
información personal contenida en esta base de datos sólo la puede consultar
quien la crea y quien tiene permiso para uso, es decir el área de Talento
Humano.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las
finalidades generales establecidas en el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
Esta Base de Datos estará vigente mientras exista
la relación laboral entre el empleado y LA EMPRESA, y por diez (10) años más
contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Sin embargo, para
asuntos de aportes a pensiones LA EMPRESA conservar en archivo esta información
mínimo por 90 años. Así mismo LA EMPRESA conserva la información en un archivo
histórico de las personas que han estado vinculadas a LA EMPRESA.
7.1.3. Base de
datos de clientes:
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información de
los clientes de la empresa DELIMEX S.A.S quienes adquieren los
diferentes bienes y servicios.
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente
información personal: nombre, identificación, teléfono, Correo electrónico,
número de Celular, dirección y domicilio.
Forma en que se recopilan los datos
La información se obtiene a través de los siguientes
medios:
Por la Página web de cada uno de los productos de
las empresas del DELIMEX S.A.S:
· http://www.lataqueria.com.co
· A través del formato de creación de
terceros
· Por teléfono.
· Para PJ Verbalmente a través del
“Call Center”.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos
tiene por finalidad permitir a LA EMPRESA cumplir apropiadamente con su objeto
de venta de alimentos y bebidas y prestar un buen servicio.
La información personal de clientes obtenida por DELIMEX
S.A.S tiene por finalidad atender el despacho de pedidos a través del Call
Center, al igual que para quejas o preguntas.
Adicionalmente, esta base de datos se utiliza para
dar cumplimiento a obligaciones contraídas con clientes, evaluar la calidad de
productos y servicios, informar sobre nuevos productos o servicios
relacionados, y llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter
comercial o publicitario. Esta base de datos también se utiliza para
información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o
servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de
datos es objeto de recolección, de procesamiento, de almacenamiento y de uso.
Para los casos de consulta se recolecta y almacena.
La autorización se obtiene en La Taqueria con la
aceptación de términos en la página web, o la autorización se obtiene a través
del Call Center y queda grabada. Quienes han suministrado sus datos en la
página web, han otorgado autorización con la aceptación de términos en la
página.
Sobre las medidas de seguridad, se tienen
mecanismos y herramientas para que sólo pueda consultar la información quien la
crea y quien tiene permiso para uso.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las
finalidades generales establecidas en el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
La información personal contenida en esta base de
datos es custodiada mientras dura la relación comercial con el cliente más un
periodo adicional de 10 años.
Si en un caso individual, existen indicios de una
necesidad de protección o de interés histórico de estos datos, se prolongará el
plazo de almacenamiento de estos datos hasta que se haya aclarado la necesidad
legal de protección.
7.1.4. Base de
Servicio al Cliente (PQRF)
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información de
los clientes de la empresa DELIMEX S.A.S quienes hacen uso de diferentes
canales de servicio al cliente.
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente
información personal: nombre teléfono, celular, caso de incidencia presentada,
punto de venta, coordinador encargado del punto de venta y acciones a tomar.
Forma en que se recopilan los datos
La información de esta base de datos se obtiene a
través de las redes sociales Facebook y Twitter. Al respecto, es importante
tener en cuenta que, con el acceso a estas redes sociales y a través de sus
políticas de uso, los titulares aceptan los términos y condiciones de uso y de
privacidad, en las cuales se reconoce que su voluntad precisamente compartir la
información en redes sociales. De manera que se trata de conductas inequívocas
de los titulares, que constituyen una forma tácita de otorgar autorización.
En efecto, los términos y condiciones establecidos
en Twitter establecen que los titulares de los datos personales autorizan a la
red social a utilizar su información, y por lo tanto a transferirla y
almacenarla en el país en los que operan. Por su parte, las políticas de
privacidad de Facebook establecen que los titulares son propietarios de todo el
contenido y la información que publican en la red social y controlan cómo se
comparte a través de la configuración de la privacidad y de las aplicaciones.
De manera que la información obtenida en redes sociales, al ser una información
cuyo titular quiso que se hiciera pública, si sólo es utilizada en las redes
sociales no requiere autorización de su titular. Sin embargo si la información
se extrae y se construye una base de datos sí requiere de autorización previa y
expresa de su titular.
1 Twitter establece que sus servicios están
principalmente diseñados para ayudar a sus usuarios a compartir información con
el mundo, pues la mayoría de la información que los titulares facilitan a
través de los Servicios de Twitter es información que el titular pide que se
haga pública. Esta información incluye los mensajes twitteados; los metadatos
facilitados con los Tweets el idioma, el país y la zona horaria asociados a su
cuenta; las listas que crea, las personas a las que sigue, los Tweets que
retwittea o marca como Me gusta, y demás informaciones que se generan mediante
el uso de los Servicios de Twitter. Adicionalmente Twitter advierte que cuando
comparta información o contenidos como fotografías, videos y enlaces a través
de los Servicios, debería reflexionar cuidadosamente sobre aquello que está
publicando.
La información también se obtiene a través la
página web de la empresa:
· http://www.lataqueria.com.co.
El área de Servicio al Cliente es la encargada del
tratamiento de la información de esta base de datos al interior de LA EMPRESA.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos
tiene por finalidad hacerle seguimiento y atención a las peticiones, quejas y
reclamos del cliente. Asimismo, la finalidad de esta base de datos es generar
estadísticas internas de servicio al cliente.
Esta base de datos cumple con las finalidades
generales establecidas en el aparte 10 del presente Manual.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de
datos es objeto de recolección, procesamiento, almacenamiento, uso y circulación
interna.
Cada cadena tiene un formulario, (a través de las
plataformas de contáctanos, háblanos y trabaja con nosotros), el cual llega a
una plataforma coordinada por el Área de Servicio al Cliente. La respectiva
área descarga y alimenta esta base de datos.
El área de Servicio al Cliente tiene acceso a esta
base de datos y la comparte internamente con los coordinadores.
La información es custodiada en un computador al
cual tiene acceso el respectivo funcionario bajo un sistema de ingreso por claves.
Esta base de datos es utilizada en las áreas de cada de departamento para fines
estadísticas, de gestión y para los demás fines indicados en el numeral
anterior.
Estos datos son intransferibles y confidenciales.
Sobre las medidas de seguridad, los datos sólo son
manejados por el personal de la EMPRESA y nadie ajeno a la misma tiene acceso a
estos datos de manera que la seguridad se garantiza mediante directorio activo
de Windows para uso de lectura o modificación por grupos de usuario o usuarios.
Así las cosas, la información se garantiza a través de medidas de seguridad de
claves de computadores de las áreas o funcionarios autorizados, así como claves
y roles de los sistemas de información así como la segregación de roles y
perfiles.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las
finalidades generales establecidas en el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
Esta base de datos ha venido siendo recopilada
desde el mes de junio del año 2016 y estará vigente por el término de 6 años
siguientes a la fecha del registro individual del dato personal. Si en un caso
individual, existen indicios de una necesidad de protección o de interés
histórico de estos datos, el plazo de almacenamiento de estos datos se
prolongará hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección.
Adicionalmente y dado que la EMPRESA cuenta con una
Política de Archivo, la temporalidad de esta base de datos es concordante con
la Política de Archivo.
7.2. Bases de Datos en las que se recolectan Datos
Especiales
7.2.1. Bases de
datos Sensibles
Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles,
LA EMPRESA ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares
cuya información reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de
manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.
Para el tratamiento de los datos sensibles LA
EMPRESA ha cumplido con las siguientes obligaciones:
· Informó al Titular que por tratarse
de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar su tratamiento.
· Informó al Titular cuáles de los
datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
· LA EMPRESA no condiciona
ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.
7.2.2. Base de
Datos Personal
Esta base de datos se encuentra descrita en el numeral
7.1.1 del presente Manual.
7.3. Registro de las bases de Datos
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886
de 2014 las bases de datos anteriormente mencionadas serán inscritas en el
Registro Nacional de Base de Datos.
8. Autorización del titular para el tratamiento de datos
De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, LA
EMPRESA como Responsable del Tratamiento ha elaborado un formato de “Autorización
para el Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado procedimientos para
solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos
personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle
cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las
finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su
consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes
de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso,
pueden ser tratados por LA EMPRESA, siempre y cuando, por su naturaleza,
sean Datos Públicos.
Se entenderá que la autorización otorgada por el
Titular a LA EMPRESA, cumple con los requisitos exigidos en la
legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: • Por escrito • De
forma oral • Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir
de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización
respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA como
una conducta inequívoca.
LA EMPRESA ha establecido canales para que el Titular de los
datos, pueda en todo momento solicitar como Responsable o Encargado del
Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización
que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.
9. Autorización del titular para el tratamiento de los datos
sensibles
En el Tratamiento de datos personales sensibles,
cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6
de la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA cumplirá con las siguientes
obligaciones:
9.1. Informar al Titular que por tratarse de datos
sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
9.2. Informar al Titular de forma explícita y
previa, además de los requisitos generales de la autorización para la
recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán
objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además
obtener su consentimiento expreso.
Ninguna de las actividades que realiza LA
EMPRESA está ni estará condicionada a que el titular suministre sus datos
personales sensibles.
10. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales
LA EMPRESA como entidad respetuosa de la privacidad de las
personas reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar
con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para
ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.
En virtud de la relación que se ha establecido o se
establezca entre el Titular de los datos personales y LA EMPRESA, es
importante que este conozca que LA EMPRESA recolecta, registra,
almacena, usa los datos personales de los Titulares, para su propio uso con los
propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades
públicas.
Los Datos Personales de los Titulares son
utilizados por LA EMPRESA para: • Ejecutar las actividades propias de LA
EMPRESA para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la
finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos Personales de los
Titulares. • Ofrecerle los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer
las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de LA EMPRESA,
lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o
terminales móviles. • Enviar la información a entidades gubernamentales por
exigencia legal. • Consultar información en las listas de control (Listas
Nacionales e Internacionales), consultar a la CIFIN, a las centrales de
información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN
con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los
Datos y LA EMPRESA • Soportar procesos de auditoría externa e interna. •
Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos
permitidos por los Estatutos y Reglamentos de LA EMPRESA. • Registrar la
información de Empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e
inactivos) en las bases de datos de LA EMPRESA, para el envío de
información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar. • Para
verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores, clientes
(activos e inactivos) en las bases de datos. • Respecto de la recolección y
tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto
de generar registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia LA
EMPRESA, sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de
informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar
operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario
identificado o identificable.
Los Datos Personales serán utilizados por LA
EMPRESA sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, LA
EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los Datos
Personales, salvo que: • El Titular autorice expresamente a hacerlo • La
información del Titular tenga relación con una fusión, consolidación,
adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de LA EMPRESA •
Sea permitido por la ley.
Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán
ser conocidos por el personal autorizado de LA EMPRESA, lo cual incluye
la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, la
Presidencia, las Vicepresidencias y las Gerencias.
LA EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento
de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros
estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por
la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos de LA
EMPRESA.
En el caso de transmisión de datos personales, LA
EMPRESA suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los
términos del Decreto 1377 de 2013.
Igualmente, LA EMPRESA podrá transferir o
transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los
datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la
prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que
hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.
Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los
Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de LA
EMPRESA en términos seguros.
11. Aviso de Privacidad
Esta leyenda se encuentra impresa en todos los
formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de
los proveedores, trabajadores, clientes y demás titulares de los datos
personales que maneja LA EMPRESA. Cuando se recolectan de manera verbal,
esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se
deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.
Aviso de Privacidad:
LA EMPRESA declara que protege los datos personales suministrados por los
titulares en virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 e informa a éstos
que los datos personales serán utilizados en los términos dados en la
autorización por el titular del dato.
2 En el aviso de privacidad se incluirá el nombre
de la empresa DELIMEX S.A.S que corresponda
Los datos personales
suministrados por el Titular serán utilizados por LA EMPRESA para los
fines previstos en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento
de Datos Personales.
Los datos serán objeto
de recolección, almacenamiento, actualización, y copia de seguridad de
conformidad con lo previsto en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos
para el Tratamiento de Datos Personales.
El Responsable y
Encargado del Tratamiento de los datos será la empresa DELIMEX S.A.S. El tratamiento podrá realizarse
directamente por LA EMPRESA o por el tercero que esta determine.
Vigencia de los datos:
Los datos personales suministrados por los Titulares se mantendrán almacenados
de acuerdo con lo dispuesto en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos
para el Tratamiento de Datos Personales. 26
El Titular tiene derecho
a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar
quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012 y sus
Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados.
El titular puede conocer
el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los
Datos de LA EMPRESA a través de los siguientes links:
· http://www.lataqueria.com.co.
Los datos de contacto de
LA EMPRESA son: teléfono: 571-6110614 en la ciudad de Bogotá, correo
electrónico: servicioalcliente@lataqueria.com.co, Dirección: Calle 90 11 44 oficina 303, Bogotá –
Colombia, Dependencia Encargada : Área
de Servicio al Cliente.
Autorización:
Para la página web:
LA EMPRESA declara que
protege los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de
2012.
Con la aceptación de
esta autorización usted declara que todos los datos aquí contenidos son exactos
y veraces. Los datos personales suministrados por Usted son utilizados por LA
EMPRESA para la venta y prestación de nuestros servicios, atender peticiones,
evaluar la calidad de sus productos y servicios, información comercial sobre
nuevos productos o servicios, llevar a cabo campañas publicitarias, promociones
o concursos de acuerdo con su Política de privacidad que podrá ser consultada
en el siguiente POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
A través de esta
aceptación usted manifiesta haber leído y comprendido la Política de
Tratamiento de Datos Personales de la EMPRESA y por ende, acepta libremente el
tratamiento que se le dará a sus datos personales, que incluye almacenar,
procesar, disponer, así como transferir dichos a las personas naturales o
jurídicas de acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en la
Política de Privacidad.
Firma________________
Fecha:_______________
Guión de telemercadeo:
Esta llamada será
gravada para garantizar la calidad del servicio
Apreciado cliente. Los
datos personales suministrados por usted, serán utilizados de conformidad con
nuestras políticas de privacidad que se encuentran en nuestra página web:
http://www.lataqueria.com.co.
De conformidad con
nuestras políticas ¿Autoriza usted, que LA EMRPESA le dé tratamiento a sus
datos personales?
Respuesta: Sí (se
puede continuar con la recolección de los datos)
Respuesta: No (no se
puede continuar con la recolección de los datos)
12. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
De acuerdo al artículo 8 del Decreto 1377, LA
EMPRESA ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual el
Titular puede en todo momento, y siempre que no medie un deber legal o
contractual que así lo impida, solicitar a LA EMPRESA la supresión de
los datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el
Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud (Ver
capítulo 14 de este Manual).
Si vencido el término legal respectivo, LA
EMPRESA no elimina de las bases de datos los datos personales del Titular
que lo solicitó, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de
Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la
supresión de los datos personales.
13. Derechos de los titulares de los datos
La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece
los siguientes derechos que le asisten al Titular en relación con sus datos
personales: a. Conocer, actualizar, cancelar y rectificar sus datos
personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del
Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al
Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el Tratamiento. c. Ser informado por el Responsable del
Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso
que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la
Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del
dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales. f. Acceder en forma gratuita a sus
datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los canales que existen
en LA EMPRESA para el ejercicio de los derechos como Titular de los
datos se encuentran previstos en el Capítulo 14 del presente Manual.
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del
titular de datos
Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos
de los Titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser ejercidos ante LA
EMPRESA por las siguientes personas: a. Por el Titular de los datos,
quien deberá acreditar ante LA EMPRESA su identidad en forma suficiente
por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición. b.
Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal
calidad ante LA EMPRESA. c. Por el representante y/o apoderado del
Titular de los datos, previa acreditación ante LA EMPRESA de la
representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o
para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15,
para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de
los datos, usted podrá utilizar ante LA EMPRESA cualquiera de los
mecanismos que se establecen a continuación:
1. Procedimiento
para Consultas: Ø Los Titulares, sus causahabientes, sus
representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del
Titular que repose en las base de datos de LA EMPRESA. Ø LA EMPRESA como Responsable
y/o Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se
encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la
identificación del Titular. Ø El titular acreditará su condición
mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que
podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté
representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá
contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente
acreditar su identidad en los términos indicados.. – La consulta se formulará a
través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA
EMPRESA y en especial a través de comunicación escrita o electrónica,
dirigida a la dependencia y persona indicada en el capítulo 18 del presente
Manual.Ø La consulta será atendida por LA EMPRESA en
un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo de la misma. Ø Cuando no fuere posible para LA
EMPRESA atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que
atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Se podrán consultar de
forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y
cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas
en este Manual que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una
por cada mes calendario, LA EMPRESA podrá cobrar al Titular los gastos
de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
2. Procedimiento
para Reclamos: Los Titulares, sus
causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la
información que se encuentra contenida en las bases de datos de LA EMPRESA debe
ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley,
podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA como Responsable y/o
Encargada del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: Ø El reclamo se formulará mediante
solicitud escrita dirigida a LA EMPRESA, con la identificación del
Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y
acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Ø Al reclamo deberá adjuntarse
fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos. Ø El reclamo se formulará a través de
los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA, y
se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada en el capítulo 18 del
presente Manual.
Ø Si el reclamo resulta incompleto, LA
EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Ø Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento realizado por LA EMPRESA, sin que el solicitante
presente la información requerida, LA EMPRESA entenderá que se ha
desistido del reclamo. Ø En caso que quien reciba el reclamo
no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un
término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado. Ø Una vez LA EMPRESA reciba el reclamo
completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: “reclamo en
trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Ø El término máximo para atender el
reclamo por parte de LA EMPRESA será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Ø Cuando no fuere posible para LA
EMPRESA atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
3. Canales
Habilitados: Los derechos de los
titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los
canales que han sido habilitados por LA EMPRESA para dicho efecto, los
cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así: Ø A través de la dirección de correo
electrónico: servicioalcliente@lataqueria.com.co; Esta dirección de correo
electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener
JavaScript habilitado para poder verlo. A través de la página web de LA
EMPRESA:
A través del conmutador de LA EMPRESA: 571-6110614
en la ciudad de Bogotá, Servicio al Cliente en el horario: De Lunes a Viernes
entre de 08:00 a.m. a 12:00 m. y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m., el cual sólo
estará habilitado para el trámite de consultas, o a la siguiente dirección: Calle
90 11 44 oficina 303, en la ciudad de Bogotá– Colombia.
15. Deberes de la Empresa como responsable y encargado del
tratamiento
El artículo 17 de la ley 1581, establece los
siguientes deberes para LA EMPRESA, como Responsable del Tratamiento de
los datos de los titulares de los mismos : a. Garantizar al Titular, en
todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b. Solicitar
y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular; c. Informar debidamente al Titular
sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud
de la autorización otorgada d. Conservar la información bajo las
condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e. Garantizar que la
información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f. Actualizar la
información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
este se mantenga actualizada; g. Rectificar la información cuando sea
incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h. Suministrar
al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. i. Exigir
al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular; j. Tramitar las
consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k. Adoptar
un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información
se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.; m. Informar a
solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n. Informar a la
autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares. o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
El artículo 18 de la ley 1581, establece los
siguientes deberes para LA EMPRESA, como Encargado del Tratamiento de
los Datos Personales del Titular, sin perjuicio de las demás disposiciones
previstas en dicha ley y en otras que rijan su actividad: a. Garantizar
al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data; b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento; c. Realizar oportunamente la actualización,
rectificación o supresión de los datos; d. Actualizar la información
reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días
hábiles contados a partir de su recibo; e. Tramitar las consultas y los
reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley y en
este Manual; f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos
para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la
atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; g. Registrar
en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se
regula en la ley; h. Insertar en la base de datos la leyenda
“información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del
dato personal; i. Abstenerse de circular información que esté siendo
controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio; j. Permitir el acceso a la
información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; k. Informar
a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares; l. Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de las
bases de datos
Se protege la información mediante mecanismos que
conservan su seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad, para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento utilizando los siguientes mecanismos:
· Conservar la información bajo las
condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
· Protección de acceso a los datos
mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad.
· Aseguramiento del nivel de complejidad
de las contraseñas de los usuarios
17. Prohibiciones
En desarrollo de esta norma de seguridad de la
información personal, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones
como consecuencia de su incumplimiento.
· La empresa DELIMEX S.A.S prohíbe el
acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro
tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del
titular del dato personal y/o de la empresa DELIMEX S.A.S.
· Incurrir en esta prohibición por
parte de los empleados de la empresa DELIMEX S.A.S acarreará las sanciones a
que haya lugar de conformidad con la ley.
· La empresa DELIMEX S.A.S prohíbe la
cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento
previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de la empresa
DELIMEX S.A.S. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita
en el registro central de datos personales de la empresa DELIMEX S.A.S y contar
con la autorización del custodio de la base de datos.
· La empresa DELIMEX S.A.S prohíbe el
acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera
otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser
identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre
el buen uso de los recursos informáticos de la empresa y/u otras normas
expedidas por la empresa DELIMEX S.A.S para estos fines.
Los datos sensibles que llegaren a identificarse en
el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático,
con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, la
empresa DELIMEX S.A.S procederá a eliminarlos de manera segura.
· La empresa DELIMEX S.A.S prohíbe a
los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento de datos personales que
pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos
informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular
del dato y/o de la empresa DELIMEX S.A.S, según el caso.
· La empresa DELIMEX S.A.S prohíben el
tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad. Todo
tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se
deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce
a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia. En casos de
tratamiento de estos datos la autorización deberá ser otorgada por los
representantes legales, según el caso.
18. Designación de dependencia o persona encargada del
trámite para que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones,
consultas y reclamos.
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de
los datos personales al interior de La empresa DELIMEX S.A.S, está en cabeza de
todos los empleados. En consecuencia, al interior de cada área que maneje los
procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán
adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la
presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que
está contenida en los sistemas de información de LA EMPRESA.
La dependencia encargada de tramitar las consultas,
quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de
los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás titulares
de los datos personales que maneja LA EMPRESA en sus bases de datos,
será el área de Contabilidad —. La persona(s) encargada(s) será(n): —– Área de Servicio al Cliente
Sus datos de contacto son:
Teléfono: 571-6110614 en la ciudad de Bogotá
Mail: servicioalcliente@lataqueria.com.co
Dirección: Calle 90 11 44 Oficina 303, Bogotá –
Colombia
Página web:
· http://www.lataqueria.com.co.
19. Modificación de la Política de tratamiento
La empresa DELIMEX S.A.S informarán a los titulares
de Datos en caso de presentarse cambios sustanciales en el contenido de este
Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la
identificación del Responsable y/o Encargado y a la finalidad del Tratamiento
de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la
autorización que los titulares han otorgado a la empresa DELIMEX S.A.S Asimismo
se le comunicará a los titulares sobre dichos cambios antes o a más tardar al
momento de la implementación de las nuevas políticas.
Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad
del Tratamiento de los datos personales, LA EMPRESA obtendrá una nueva
autorización de parte de los titulares. Para ello hemos dispuesto en el sitio
web de la empresa DELIMEX S.A.S nuestros canales web:
· http://www.lataqueria.com.co.
, a través de los cuales se le informará sobre el
cambio y se pondrá a su disposición la última versión de este manual o los
mecanismos habilitados por LA EMPRESA para obtener una copia de la
misma.
20. Entrada en vigencia de la Política de Tratamiento
La presente Política de Tratamiento de Datos
Personales fue creada el día treinta y uno (31) del mes de agosto del año dos
mil dieciséis (2016) y empieza a regir a partir del primero (1) de septiembre
del año dos mil dieciséis (2016).
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Atentamente,
REPRESENTANTE LEGAL
DELIMEX S.A.S
NIT. 900.027.199-7
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